home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Best of www.BestZips.com (Collector's Edition) / Best of WWW.BESTZIPS.COM Collector's Edition (JCSM Shareware) (JCS Marketing).ISO / bprogrms / rnprp104.zip / RPM.TXT < prev    next >
Text File  |  1997-01-02  |  77KB  |  1,218 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                          RENTAL PROPERTY MANAGER
  5.                                                                        
  6.                                                                        
  7.                                USER GUIDE
  8.                                                                        
  9.                       Version 1.0 - November 1996
  10.                                                                        
  11.                                                                        
  12.                               _______
  13.                          ____|__     |               (R)
  14.                       --|       |    |-------------------
  15.                         |   ____|__  |  Association of
  16.                         |  |       |_|  Shareware
  17.                         |__|   o   |    Professionals
  18.                       -----|   |   |---------------------
  19.                            |___|___|    MEMBER
  20.  
  21.                                                                        
  22.                                                                        
  23.                               MKM Software                             
  24.                              2812 Ingrid Ln
  25.                         Metairie, Louisiana 70003                      
  26.                                    USA                                 
  27.                                                                        
  28.                                                                        
  29.                           Phone: (281) 488-2436
  30.                           Phone: (504) 885-7470
  31.  
  32.                          CompuServe: 72704,3566                        
  33.                          America Online: MKMware
  34.                                                                        
  35.                    Copyright (C) MKM Software, 1995
  36.                            All Rights Reserved                         
  37.  
  38.  
  39.  
  40.                           TABLE OF CONTENTS
  41.                                                                        
  42.     Introduction                                              2
  43.      Disclaimer of Warranty                                   2        
  44.      Definition of Shareware                                  2        
  45.      Registration                                             3        
  46.      Distribution                                             3        
  47.      How to Register                                          3
  48.      Rental Property Manager - Version List                   4
  49.      Installation                                             4
  50.                                                                        
  51.     Operations                                                6
  52.      Opening a Shift                                          6
  53.      Closing a Shift                                          6
  54.      User name and Password                                   6
  55.      Reservation Browse Table                                 6
  56.      Advance Deposits and Charges                             8
  57.      MasterBills                                              8
  58.                                                                        
  59.     Front Desk - Folios                                       9
  60.      Front Desk Menu                                          9
  61.      Updating Folios                                         10
  62.      Transactions                                            10
  63.      Direct Bill Folios                                      10
  64.      Guest File                                              11
  65.      Reports                                                 11
  66.      Utilities - Re-Index                                    12
  67.      Accounting - Expenses                                   12
  68.      Accounting - Close Account Month                        12
  69.      Accounting - Close Account Year                         13
  70.      Manager - Re-build AVL Tables                           13
  71.      Manager - Verify Data                                   13
  72.                                                                        
  73.     RPM - Configuration                                      14
  74.      Properties                                              14
  75.      Rate Tables                                             14
  76.      Owner Names                                             15
  77.      Unit Type Availability                                  15
  78.      Site Set-up                                             15
  79.      Parameter Set-up                                        16
  80.      Folio Set-up                                            16
  81.      Printer Set-up                                          18
  82.      User Names                                              19
  83.      Zip Codes                                               19
  84.      Reservation Codes                                       19
  85.      Travel Agents                                           20
  86.      General Ledger                                          20
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.     Rental Property Manager - User Guide
  95.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  1
  96.     
  97.  
  98.  
  99.     INTRODUCTION
  100.                                                                        
  101.     Rental Property Manager is a full working business shareware       
  102.     program designed to manage the reservation and billing of          
  103.     apartments, condominiums or other vacation property rentals        
  104.     on a short to medium term basis.  The program calculates           
  105.     rates and taxes and compiles income and expenses to produce        
  106.     owner statements for any given date range.                         
  107.                                                                        
  108.     The program is capable of managing any number of units for         
  109.     one or more different properties.  In addition to organizing       
  110.     reservations, powerful mail manager features are included to       
  111.     facilitate correspondence with your customer base through          
  112.     custom letters, or by simply printing mailing labels for a         
  113.     selected subset of your guest file.                                
  114.                                                                        
  115.     You can book reservations up to two years in advance and let       
  116.     the program calculate unit rates on a daily, weekly, or            
  117.     monthly basis, using rate tables that you design.  You can         
  118.     likewise enter a fixed rate at reservation or check-in time.       
  119.                                                                        
  120.     The registered version of RPM comes with an illustrated user       
  121.     guide specially designed to help train new users of the            
  122.     program.  This file is an abbreviated version of the user          
  123.     guide.  Please refer to the online help screens for the            
  124.     latest program information.  Also, whenever the program            
  125.     requires input from the user, there is always context              
  126.     sensitive help at the bottom of the screen.                        
  127.                                                                        
  128.                                                                        
  129.     Disclaimer of Warranty                                             
  130.                                                                        
  131.     Users of Rental Property Manager must accept this disclaimer       
  132.     of warranty:  "Rental Property Manager is supplied as is.          
  133.     The author disclaims all warranties, expressed or implied,         
  134.     including, without limitation, the warranties of                   
  135.     merchantability and of fitness for any purpose.  The author        
  136.     assumes no liability for damages, direct or consequential,         
  137.     which may result from the use of Rental Property Manager."         
  138.                                                                        
  139.                                                                        
  140.     Definition of Shareware                                            
  141.                                                                        
  142.     Rental Property Manager is a "shareware program" and is            
  143.     provided at no charge to the user for evaluation.  Feel free       
  144.     to share it with others, but please do not give it away            
  145.     altered or as part of another system.  The essence of "user-       
  146.     supported" software is to provide personal computer users          
  147.     with quality software without high prices, and yet to              
  148.     provide incentive for programmers to continue to develop new       
  149.     products.                                                          
  150.                                                                        
  151.  
  152.  
  153.     Rental Property Manager - User Guide
  154.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  2
  155.     
  156.  
  157.  
  158.                                                                        
  159.     Registration                                                       
  160.                                                                        
  161.     If you find this program useful and find that you are using        
  162.     Rental Property Manager and continue to use Rental Property        
  163.     Manager after a reasonable trial period, you must make a           
  164.     registration payment to MKM Software.  The registration fee        
  165.     will license one copy for use on any one computer at any one       
  166.     time.  You must treat this software just like a book.  An          
  167.     example is that this software may be used by any number of         
  168.     people and may be freely moved from one computer location to       
  169.     another, so long as there is no possibility of it being used       
  170.     at one location while it's being used at another.  Just as a       
  171.     book cannot be read by two different persons at the same           
  172.     time.                                                              
  173.                                                                        
  174.     Users of Rental Property Manager must register and pay for         
  175.     their copies of Rental Property Manager within 45 days of          
  176.     first use or their license is withdrawn.  Site-License             
  177.     arrangements may be made by contacting MKM Software.               
  178.                                                                        
  179.                                                                        
  180.     Distribution                                                       
  181.                                                                        
  182.     Anyone distributing the shareware version of Rental Property       
  183.     Manager for any kind of remuneration must first contact MKM        
  184.     Software for authorization. This authorization is                  
  185.     automatically granted to distributors recognized by the            
  186.     Association of Shareware Professionals (ASP) as adhering to        
  187.     its guidelines for shareware distributors, and such                
  188.     distributors may begin offering Rental Property Manager            
  189.     immediately (However MKM Software must still be advised so         
  190.     that the distributor can be kept up-to-date with the latest        
  191.     version of Rental Property Manager.).                              
  192.                                                                        
  193.     You are encouraged to pass a copy of the shareware version         
  194.     of Rental Property Manager along to others for evaluation.         
  195.     Please encourage them to register their copy if they find          
  196.     that they can use it.  All registered users receive a              
  197.     personalized copy of the latest version of the program             
  198.     without any shareware notices, a printed, illustrated user         
  199.     manual and 90 days of free technical support.  Registered          
  200.     users are kept apprised of program updates and additional          
  201.     programs that can be used to generate reports and analyze          
  202.     and graph current and past business data.                          
  203.                                                                        
  204.                                                                        
  205.     How to Register                                                    
  206.                                                                        
  207.     You can register or purchase any version of Rental Property        
  208.     Manager directly through MKM Software if you pay by check.         
  209.     For a credit card purchase (MasterCard, Visa, American             
  210.  
  211.  
  212.     Rental Property Manager - User Guide
  213.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  3
  214.     
  215.  
  216.  
  217.     Express, or Discover) contact Public (software) Library at         
  218.     the numbers listed below.  These numbers are for registering       
  219.     any version of Rental Property Manager or for ordering the         
  220.     latest shareware version.                                          
  221.                                                                        
  222.     Public (software) Library cannot provide program information       
  223.     or product support for Rental Property Manager.  Contact MKM       
  224.     Software for information about dealer pricing, volume              
  225.     discounts, site licensing, the status of shipment of the           
  226.     product, the latest version number or for technical                
  227.     information.                                                       
  228.                                                                        
  229.     To Register by Check or for Technical Support, contact:            
  230.                                                                        
  231.     MKM Software                                                       
  232.     2812 Ingrid Lane                                                   
  233.     Metairie, LA 70003-USA                                             
  234.     Phone: 713-488-2436 or 504-885-7470                                
  235.     CompuServe: 72704,3566                                             
  236.     America Online: MKMware                                            
  237.                                                                        
  238.     You can register by credit card using either American              
  239.     Express, Discover, Mastercard or Visa.  Contact:                   
  240.                                                                        
  241.     Public (software) Library                                          
  242.     Toll free USA only - 800-242-4775                                  
  243.     Fax: 713-524-6398                                                  
  244.     Voice International: 713-524-6394                                  
  245.     CompuServe: 71355,470                                              
  246.                                                                        
  247.     Be sure to provide your site name (max 35 characters) with         
  248.     your order so that your copy of Rental Property Manager can        
  249.     be stamped with your property name.                                
  250.                                                                        
  251.                                                                        
  252.     Rental Property Manager - Version List                             
  253.                                                                        
  254.     Rental Property Manager comes in several versions depending        
  255.     on the number of units at your site.  The shareware version        
  256.     supports up to fifty units and is distributed as shareware.        
  257.     Other versions which are not distributed as shareware              
  258.     include more units.  Each version includes the modules for         
  259.     reservations and advance deposits.  All amounts are in US          
  260.     currency.  Include an additional charge for shipping and           
  261.     handling.                                                          
  262.                                                                        
  263.     Rental Property Manager Version List                               
  264.                                                                        
  265.      50  units.  $145                                                  
  266.     100  units.  $175                                                  
  267.     101+ units.  $250                                                  
  268.                                                                        
  269.  
  270.  
  271.     Rental Property Manager - User Guide
  272.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  4
  273.     
  274.  
  275.  
  276.     Shipping US and Canada.  $4                                        
  277.     Shipping International.  $11                                       
  278.                                                                        
  279.     A multi user version or Rental Property Manager is available       
  280.     directly from MKM Software.  Please contact us for                 
  281.     additional information and pricing.                                
  282.                                                                        
  283.     Installation                                                       
  284.                                                                        
  285.     The entire Rental Property Manager program and documentation       
  286.     are zipped up into a single file called RNPROP.ZIP.  To            
  287.     install the program, you will have to unzip this file, using       
  288.     the popular file compression program PkZip v2.04g.  You will       
  289.     need the file PKUNZIP.EXE from the PkZip program.  This            
  290.     program is available from most bulletin boards and online          
  291.     services.                                                          
  292.                                                                        
  293.     For this sample installation, we will install Rental               
  294.     Property Manager in a directory called \RPM.  You can choose       
  295.     any directory name that you prefer.  The entire Rental             
  296.     Property Manager program and all files are stored in a             
  297.     single directory.  There are no subdirectories and as stated       
  298.     above the directory name does not matter.  We recommend that       
  299.     you install the program in its own directory separate from         
  300.     any other program.                                                 
  301.                                                                        
  302.     Place the installation diskette in drive A: and at the C:          
  303.     prompt, enter these DOS commands.  We assume PKUNZIP.EXE is        
  304.     in your DOS path.                                                  
  305.                                                                        
  306.     C:\=>MD \RPM <Enter>                                               
  307.     C:\=>CD \RPM <Enter>                                               
  308.     C:\RPM=>PKUNZIP A:RNPROP <Enter>                                   
  309.     C:\RPM=>RP <Enter>                                                 
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.     Rental Property Manager - User Guide
  331.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  5
  332.     
  333.  
  334.  
  335.     OPERATIONS
  336.                                                                        
  337.                                                                        
  338.     Opening a Shift                                                    
  339.                                                                        
  340.     Rental Property Manager breaks all usage of the program into       
  341.     segments or shifts.  When you sign-on to the program, if a         
  342.     shift is not opened, Rental Property Manager will prompt you       
  343.     for a username and password to open a new shift.  Once a           
  344.     shift is opened, all accounting activity is tracked and            
  345.     logged on to a shift report.                                       
  346.                                                                        
  347.     Shift reports provide a way of tracking accounting data and        
  348.     transactions independent of the transaction date.  You             
  349.     cannot access the program unless you either open a shift or        
  350.     sign-on after a shift has been opened by you or by someone         
  351.     else.                                                              
  352.                                                                        
  353.                                                                        
  354.     Closing a Shift                                                    
  355.                                                                        
  356.     When an operator exits the program he has the option to            
  357.     close the current shift.  Normally, the answer is Yes.  At         
  358.     this point the program indicates what the closing cash             
  359.     drawer amount should be based on payments received or              
  360.     refunds given.  It is the responsibility of the operator to        
  361.     balance the cash receipts and cash drawer with the shift           
  362.     report and turn in the amount and shift report summary of          
  363.     shift activity.                                                    
  364.                                                                        
  365.                                                                        
  366.     User name and Password                                             
  367.                                                                        
  368.     Whenever you sign on to Rental Property Manager and open a         
  369.     shift you have to enter a valid user name and password.  For       
  370.     the shareware version of the program enter:                        
  371.                                                                        
  372.            Username:  RPM <Enter>                                      
  373.            Password:  RPM <Enter>                                      
  374.                                                                        
  375.                                                                        
  376.     Reservation Browse Table                                           
  377.                                                                        
  378.     Rental Property Manager lets you enter reservations up to          
  379.     two years in advance and to accept one or more advance             
  380.     deposits for a reservation.  All reservations are listed in        
  381.     a browse table.  The browse table can be sorted several            
  382.     different ways.  The default sort order is by arrival date.        
  383.     The browse table is one of the most important tools in             
  384.     Rental Property Manager.  In practically all portions of the       
  385.     program, information is first presented or displayed in a          
  386.     browse table format, so once you learn to navigate the             
  387.  
  388.  
  389.     Rental Property Manager - User Guide
  390.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  6
  391.     
  392.  
  393.  
  394.     browse table you are well on your way to understanding how         
  395.     to use Rental Property Manager.                                    
  396.                                                                        
  397.     The browse table offers a brief overview of current                
  398.     reservations.  Refer to the <F1> help screen for definitions       
  399.     of hotkeys and columns.  Everything you want to accomplish         
  400.     with reservations can be accomplished from the browse table.       
  401.     Whenever you need to input data, refer to the bottom of the        
  402.     screen for context sensitive help.                                 
  403.                                                                        
  404.     Every reservation must be attached to a guest record.  You         
  405.     can add guest information at the beginning of the new              
  406.     reservation process or at the end.  If you add the guest at        
  407.     the beginning, information from the guest's last stay is           
  408.     used in the new reservation, last unit type, unit number and       
  409.     discount, etc.  You can change these values if you choose.         
  410.                                                                        
  411.     Rental Property Manager can automatically assign unit rates        
  412.     or you can enter your own rate at reservation time.                
  413.     Following are the rate types:                                      
  414.                                                                        
  415.          <N>ormal.  Normal Unit Rate; Rental Property Manager          
  416.          assigns a rate according to the rate tables you have          
  417.          set-up.  If the unit night is a Friday or Saturday, the       
  418.          program reads the weekend rate from the appropriate           
  419.          rate table.  If the unit night falls on a Sunday              
  420.          through Thursday night, the program reads the daily           
  421.          rate from the appropriate rate table.                         
  422.                                                                        
  423.          <A>ssigned Daily Rate.  Rental Property Manager prompts       
  424.          you for a per night unit rate, you enter the amount and       
  425.          that amount overrides the amount found in the rate            
  426.          table.  This is a user defined rate at the time of            
  427.          reservation.  The rate tables are not used.  You assign       
  428.          the individual unit rate on a per night basis.                
  429.                                                                        
  430.          <W>eekly Rate.  If the guest's stay is seven or more          
  431.          nights, you can instruct the program to use the weekly        
  432.          unit rate from the rate table.  Each seven day segment        
  433.          of the stay is charged at the weekly unit rate.  Each         
  434.          remaining individual night is billed at the normal unit       
  435.          rate.                                                         
  436.                                                                        
  437.          <M>onthly Rate.  If the guest's stay is thirty or more        
  438.          nights, you can instruct the program to use the monthly       
  439.          unit rate from the appropriate rate table.  Each 30 day       
  440.          segment of the stay is charged at the monthly unit            
  441.          rate.  Each remaining night is billed at the normal           
  442.          unit rate.                                                    
  443.                                                                        
  444.          <F>lat Rate.  This rate type lets you enter the total         
  445.          unit charge for the entire stay.  The program then            
  446.  
  447.  
  448.     Rental Property Manager - User Guide
  449.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  7
  450.     
  451.  
  452.  
  453.          assigns a unit charge for each night based on the total       
  454.          unit charge and the number of nights.  This is a user         
  455.          defined rate at the time of reservation.  It does not         
  456.          use the rate tables.  You assign the total unit charge        
  457.          and the program assigns the per night unit charge.            
  458.                                                                        
  459.                                                                        
  460.     Advance Deposits and Charges                                       
  461.                                                                        
  462.     An important feature of Rental Property Manager is the             
  463.     ability to track advance deposits for a reservation.  When         
  464.     you press <F5> on the reservation browse table, a separate         
  465.     browse table is displayed for adding advance deposits or for       
  466.     adding additional charges to a reservation, for example, you       
  467.     might want to add a cleaning fee.  One or more deposits or         
  468.     charges can be added to a reservation.  Once you add a             
  469.     deposit, post it using the <Tab> key or the <Gray+> key.           
  470.     Any charge you add cannot be posted until the guest is             
  471.     checked-in.                                                        
  472.                                                                        
  473.     You can delete a deposit or charge, if it is not posted by         
  474.     pressing the <Delete> key.  You can add another deposit or         
  475.     charge by pressing <Insert>.  These are familiar commands          
  476.     from other browse tables as you will see.  Once a deposit is       
  477.     posted, you cannot delete it.  Instead, you have to refund         
  478.     the deposit.  To issue a deposit refund.  Edit the                 
  479.     reservation and change the arrival date to today and the           
  480.     unit number to a House Account.  Check-in the guest.  Post a       
  481.     miscellaneous charge for a cancellation fee if needed, then        
  482.     issue a <minus> payment from the appropriate account to            
  483.     accomplish the refund.  You can now print, check-out and           
  484.     close this folio.                                                  
  485.                                                                        
  486.                                                                        
  487.     MasterBills                                                        
  488.                                                                        
  489.     This feature exists to allow you to open a folio that is not       
  490.     attached to a unit.  This open folio can be used to post any       
  491.     kind of charge you want not including unit charges.                
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.     Rental Property Manager - User Guide
  508.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  8
  509.     
  510.  
  511.  
  512.     FRONT DESK - FOLIOS
  513.                                                                        
  514.     Guest Folios can be accessed through the Main Menu option;         
  515.     FrontDesk.  After a guest has been checked-in from the             
  516.     reservation browse table, this is the area of the program          
  517.     where you perform all changes to the folio right up to check-      
  518.     out time.                                                          
  519.                                                                        
  520.                                                                        
  521.     Front Desk Menu                                                    
  522.                                                                        
  523.     The Front Desk Menu includes these options:                        
  524.                                                                        
  525.          Folios.  Access current folios for current checked-in         
  526.          guest.  This option is the main topic of the next             
  527.          section.  Use this option to browse through the current       
  528.          checked-in guests.  You can select any folio and              
  529.          perform a variety of actions, including adding,               
  530.          editing, deleting or posting transactions.  Also, it is       
  531.          here that you access folios in order to check-out a           
  532.          guest.                                                        
  533.                                                                        
  534.          DirectBill.  Access folios for guests who have checked-       
  535.          out but whose folio is not paid.  A separate section is       
  536.          devoted to Direct Bill folios.  This option accesses a        
  537.          separate browse table comprised only of DirectBill            
  538.          folios.  These folios can be edited or checked-out just       
  539.          like folios for current guests.                               
  540.                                                                        
  541.          WhoIsOn.  Display information about the current shift         
  542.          and Rental Property Manager version information.  This        
  543.          is useful information to quickly determine the status         
  544.          of the current shift.                                         
  545.                                                                        
  546.          Payments.  Display a list of all payments received            
  547.          during the current shift.  This report should be run          
  548.          prior to the close of a shift.  It can be used by the         
  549.          front desk operator to confirm that credit card               
  550.          receipts and cash totals match those in the computer          
  551.          before the operator actually closes the shift.                
  552.                                                                        
  553.          AutoPost.  Automatically, post all pending unposted           
  554.          charges through today's date.  Prior to 3:00 pm this          
  555.          feature does not post today's unit charges as the             
  556.          screen message will indicate.  This is a precaution in        
  557.          case a current guest should decide to check-out early.        
  558.          After 3:00 pm all pending charges, including unit             
  559.          charges are posted.  Payments are not posted.  These          
  560.          should be posted manually by the operator at the time         
  561.          they are added to the folio.  You can run this option         
  562.          as often as is necessary.  It will count the number of        
  563.          folios checked and the number of charges posted and           
  564.  
  565.  
  566.     Rental Property Manager - User Guide
  567.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page  9
  568.     
  569.  
  570.  
  571.          display the results.                                          
  572.                                                                        
  573.          Daily Posts.  Display a list of all folios and the            
  574.          posted charges and payments for each folio through a          
  575.          given date.  Depending on the number of current guests,       
  576.          you may want to run this report prior to an AutoPost.         
  577.          You definitely want to run it after an AutoPost.  This        
  578.          report should be turned in by the night front desk            
  579.          operator to affirm all folios have been prepared for          
  580.          the next business day.  It permits you to verify folios       
  581.          are properly updated without having to access and view        
  582.          each folio individually.                                      
  583.                                                                        
  584.                                                                        
  585.     Updating Folios                                                    
  586.                                                                        
  587.     All current open folios for checked-in guests are listed in        
  588.     a browse table.  The browse table of current folios can be         
  589.     sorted in several ways.  The default sort order is by unit         
  590.     number.  This is the central point for working with folios         
  591.     of checked-in guests.  From here you can update the                
  592.     individual folios and it is from here that you print, check-       
  593.     out or close all folios.  Press the <F1> help key to access        
  594.     a full screen of online help.  Also, press the <F7> View           
  595.     Menu to display all reports relating to folios.                    
  596.                                                                        
  597.                                                                        
  598.     Transactions                                                       
  599.                                                                        
  600.     The transaction browse table contains an itemized listing of       
  601.     all folio transactions for a given guest and whether they          
  602.     have been posted.  The transactions are sorted by                  
  603.     transaction date with payments preceding charges within each       
  604.     date.  Press the <F1> help key for a complete description of       
  605.     all available hotkeys and options.                                 
  606.                                                                        
  607.                                                                        
  608.     Direct Bill Folios                                                 
  609.                                                                        
  610.     Direct Bill Folios are folios that have been checked out but       
  611.     were not closed because the balance due was not equal to           
  612.     zero.  We have extended this definition to include any             
  613.     unresolved folio.  You can now send any checked-out folio to       
  614.     direct bill without regard to the balance due.  This gives         
  615.     you many more possibilities.                                       
  616.                                                                        
  617.     Also, you can now send a MasterBill folio to direct bill.          
  618.     When you send a <current> folio to direct bill, the folio is       
  619.     removed from the browse table of current guests so as not to       
  620.     clutter the screen.  When you are looking at current guest         
  621.     folios that is all you want to see.                                
  622.                                                                        
  623.  
  624.  
  625.     Rental Property Manager - User Guide
  626.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 10
  627.     
  628.  
  629.  
  630.     In most cases, you need to post a final payment after which        
  631.     you can close and clear out the direct bill folio.  You can        
  632.     add new charges, or print additional copies of the folio as        
  633.     needed, again, using the same keys you are familiar with           
  634.     from the browse table of current folios.  However, you             
  635.     cannot add a new unit charge to a direct bill folio.  If it        
  636.     is necessary to add a unit charge, use the charge option           
  637.     unit adjustment instead.                                           
  638.                                                                        
  639.                                                                        
  640.     Guest File                                                         
  641.                                                                        
  642.     Your first introduction to the guest file occurs when you          
  643.     are booking reservations. You can attach a guest record to a       
  644.     reservation either at the beginning or end of the                  
  645.     reservation process.  Sometimes, however, you may want to          
  646.     access the guest file directly to lookup specific                  
  647.     information about a current or previous guest or to prepare        
  648.     a promotional mailing.  You can accomplish all this by             
  649.     selecting the option GuestFile from the Main Menu.  A              
  650.     submenu appears with several including the option to Browse        
  651.     the guest file.  Select this option to access a browse table       
  652.     of guests.                                                         
  653.                                                                        
  654.     You can create up to 3 user defined letters to send to any         
  655.     and all guests.  Refer to the <F1> help key for more               
  656.     information.  Also, press <F7> and view the sample guest           
  657.     letters.  The sample letters provide instructions on how you       
  658.     can create your own letters.                                       
  659.                                                                        
  660.     Postal Codes.  When you are editing a guest entry and you          
  661.     enter a US zip code or Canadian postal code, Rental Property       
  662.     Manager checks if that code is in the zip/postal code file.        
  663.     If it is, you can choose to let the program stuff the city,        
  664.     state and optionally the country name for you.  This feature       
  665.     can over time save you many keystrokes and likewise ensure         
  666.     uniformity of spelling and style in the adding of city,            
  667.     state, province or country names.  Also, you can generate          
  668.     revenue reports by zip code.                                       
  669.                                                                        
  670.                                                                        
  671.     Reports                                                            
  672.                                                                        
  673.     Rental Property Manager contains powerful reporting                
  674.     capabilities.  You can display reports to the screen and           
  675.     subsequently print them or save them to a file to load into        
  676.     your favorite word processing program.  Press the <F1> key         
  677.     for help in viewing and printing reports.                          
  678.                                                                        
  679.     Report contents can be selected by date, shift number or           
  680.     month number.  It is best to open and close several shifts         
  681.     before you begin to run all the reports, especially                
  682.  
  683.  
  684.     Rental Property Manager - User Guide
  685.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 11
  686.     
  687.  
  688.  
  689.     accounting reports.  It helps to have more data in the             
  690.     program to run the reports.                                        
  691.                                                                        
  692.     On the other hand, after you enter several reservations,           
  693.     move to the REPORTS | RESERVATIONS Menu and begin printing         
  694.     arrival reports and unit racks.  These are the first reports       
  695.     you will want to see.  Again, wait until you close a few           
  696.     shifts before you run the accounting reports.                      
  697.                                                                        
  698.                                                                        
  699.     Utilities - Re-Index                                               
  700.                                                                        
  701.     Index files are used by RPM to quickly locate specific             
  702.     information.  If  the computer is switched off while the           
  703.     program is running; or, if there is a loss of power, these         
  704.     index files can be damaged.  In such cases, you should             
  705.     rebuild all index files using this option.  From the main          
  706.     menu, select UTILITIES | RE-INDEX.  Under normal                   
  707.     circumstances this is not necessary.  RPM will always update       
  708.     index files as needed.  This option is made available as a         
  709.     precaution.  Once a week, run the option to <Optimize> your        
  710.     files.  This can improve program performance.  To run              
  711.     <Optimize>, from the Main Menu select, UTILITIES | OPTIMIZE.       
  712.                                                                        
  713.                                                                        
  714.     Accounting - Expenses                                              
  715.                                                                        
  716.     This options lets you enter expenses incurred at your site.        
  717.     Each expense entered must be attached to a specific unit.          
  718.     This feature is used to build an owner statement.  The owner       
  719.     statement will include an itemized listing of all income and       
  720.     expense for a all the owner's units for any given date             
  721.     range.                                                             
  722.                                                                        
  723.                                                                        
  724.     Accounting - Close Account Month                                   
  725.                                                                        
  726.     Closing the month will build a monthly account summary which       
  727.     is really a composite of all shifts for the current account        
  728.     month.  You can view this composite account summary prior to       
  729.     closing the month.                                                 
  730.                                                                        
  731.     If the monthly account summary is balanced and you choose to       
  732.     proceed, Rental Property Manager sums all totals for the           
  733.     current month and updates the general ledger with current          
  734.     totals for the month and for the year.  Next it moves all          
  735.     cleared transactions to archive files.                             
  736.                                                                        
  737.     Again, we use the term close account month only because most       
  738.     users will close-out on a monthly basis.  It is your choice.       
  739.     You might choose to close each week or each quarter.  It is        
  740.     a matter of preference.  We recommend that you close at            
  741.  
  742.  
  743.     Rental Property Manager - User Guide
  744.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 12
  745.     
  746.  
  747.  
  748.     least each calendar month.  This will maximize performance         
  749.     of the program.  As part of the closing, Rental Property           
  750.     Manager takes certain steps to ensure the best performance         
  751.     of the program.                                                    
  752.                                                                        
  753.                                                                        
  754.     Accounting - Close Account Year                                    
  755.                                                                        
  756.     This option updates the general ledger by moving Year-to-          
  757.     date amounts to last year's total and resetting all YTD            
  758.     amounts for all accounts back to 0.                                
  759.       You should close an account month just prior to closing          
  760.     the year.  This is not necessary, only recommended.  For           
  761.     best results, when you close a month or a year, we recommend       
  762.     that you dedicate a shift to that single activity.                 
  763.     For example, prior to closing a month or a year, first exit        
  764.     the shift you are in.  When asked whether to close the             
  765.     shift, answer <Y>es.  Next, sign-on to Rental Property             
  766.     Manager again and open a new shift.  Do not take                   
  767.     reservations, or post transactions, instead, go directly to        
  768.     the accounting menu and close the month or close the year.         
  769.     Afterwards, exit the program and close the shift.                  
  770.     This provides a clear demarcation between account months and       
  771.     between account years.                                             
  772.                                                                        
  773.                                                                        
  774.     Manager - Re-build AVL Tables                                      
  775.                                                                        
  776.     Use this option to re-build the unit type and unit number          
  777.     availability tables for all properties.  Whenever you change       
  778.     your unit set-ups, especially when you edit or delete unit         
  779.     numbers, or unit types, you may have changed a unit number         
  780.     that is currently in use by a pending reservations.                
  781.                                                                        
  782.     This can cause discrepancies in the unit type and unit             
  783.     number availability tables.  However, this is very simple to       
  784.     correct.  From the main menu select, UTILITIES | MANAGER |         
  785.     RE-BUILD AVL TABLES.  All unit type and unit number                
  786.     availability tables are rebuilt starting from today and            
  787.     working through to the end of the tables.  Please note, this       
  788.     option only affects reservations from today forward.  It           
  789.     does change any past reservations.                                 
  790.                                                                        
  791.                                                                        
  792.     Manager - Verify Data                                              
  793.                                                                        
  794.     If you are updating from an earlier version of Rental              
  795.     Property Manager, run this option just once.  It will make         
  796.     some adjustments to complete the update.  If you should run        
  797.     it more than once, no harm is done.  It exists to ensure           
  798.     compatibility between the current version of Rental Property       
  799.     Manager and all prior versions of the program.                     
  800.  
  801.  
  802.     Rental Property Manager - User Guide
  803.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 13
  804.     
  805.  
  806.  
  807.     RPM - CONFIGURATION
  808.                                                                        
  809.     This menu contains all the options you need to set-up Rental       
  810.     Property Manager for use at your site.  Work your way              
  811.     through these menu options to customize Rental Property            
  812.     Manager for your particular needs.                                 
  813.                                                                        
  814.                                                                        
  815.     Properties                                                         
  816.                                                                        
  817.     Use this option to setup each property at your site.  Once         
  818.     you setup a property, you have to then setup each individual       
  819.     unit for that property.  This can be quite an involved             
  820.     procedure, because for each unit you setup, you have to            
  821.     indicate which rate table the unit will use and the owner of       
  822.     each unit.                                                         
  823.                                                                        
  824.     There is a feature you can use to simply this process.             
  825.     Highlight the property you are currently setting up.  Press        
  826.     <F7> to print a summary review of the property setup.  This        
  827.     'Property Setup Report' confirms whether the property setup        
  828.     is correct.  Study the report for any error codes.  The            
  829.     error codes draw your attention to which units need to be          
  830.     revised so that the setup is valid.                                
  831.                                                                        
  832.     Many times when you are adding units to a property setup,          
  833.     most of the attributes of the unit will be very similar.           
  834.     For that reason, do not use the <Insert> key to add a new          
  835.     unit, rather press <Alt-Insert> to 'Clone' the highlighted         
  836.     unit.  Next just change the unit number or description to          
  837.     account for the slight difference.  Using the 'Clone' key          
  838.     combination can significantly speed-up the property setup          
  839.     process.                                                           
  840.                                                                        
  841.     Take a moment to study the context sensitive help and the          
  842.     <F1> help screen.  There are other features to simplify the        
  843.     setup process and ensure that the setup is correct.  For           
  844.     each unit you add, you have to indicate which rate table           
  845.     this unit uses to calculate rates.                                 
  846.                                                                        
  847.                                                                        
  848.     Rate Tables                                                        
  849.                                                                        
  850.     Rental Property Manager automatically assigns unit rates at        
  851.     reservation time, check-in and whenever unit charges are           
  852.     added to a folio.  The rates assigned are based on the rate        
  853.     tables you enter here.  The assigning of unit rates is a           
  854.     powerful and very flexible tool provided with Rental               
  855.     Property Manager.  You can easily use this tool in more ways       
  856.     than you might first realize.  Or, if you choose you can           
  857.     bypass this option and assign your own rates at the time of        
  858.     reservation.                                                       
  859.  
  860.  
  861.     Rental Property Manager - User Guide
  862.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 14
  863.     
  864.  
  865.  
  866.                                                                        
  867.     Rate tables are presented in a browse table.  Press <Insert>       
  868.     to add a new table, <Enter> to edit a table, <Delete> to           
  869.     delete a rate table.  Be careful not to delete tables unless       
  870.     the Thru Date has expired.  A better method is to use the          
  871.     <F6> key to archive rate tables.  Only the expired rate            
  872.     tables are deleted.  Also, many times when you are adding a        
  873.     new table, it will be very similar to an existing table.           
  874.     Use <Alt-Insert> to 'Clone' the old table.                         
  875.                                                                        
  876.     Rate tables are used until the rate table Thru Date expires.       
  877.     The rate table you assign to a unit and the transaction date       
  878.     of a unit charge determines what rate table to read.  Make         
  879.     some sample reservations for which the guest's stay extends        
  880.     beyond the Thru Date of a table and review the daily charges       
  881.     for that reservation and see how the rate tables are used.         
  882.                                                                        
  883.     The <Alt-Insert> hotkey will create a new rate table from an       
  884.     old rate table.  The new table will carry forward rates from       
  885.     the old table.  Use this option when you want to make a new        
  886.     table with only minor changes from the original rate table.        
  887.                                                                        
  888.                                                                        
  889.     Owner Names                                                        
  890.                                                                        
  891.     Use this feature to setup the owners of the individual             
  892.     units.  The names you enter will be available on a picklist        
  893.     as you setup your individual units.  For each unit, you will       
  894.     want to assign that unit to the appropriate owner so that          
  895.     you can generate owner statements of income and expenses per       
  896.     unit.                                                              
  897.                                                                        
  898.                                                                        
  899.     Unit Type Availability                                             
  900.                                                                        
  901.     Use this option to access the unit type availability table.        
  902.     This table records unit use by unit type and calculates the        
  903.     percentage of occupancy on a daily basis for each property.        
  904.     If you want to have these number reflected accurately, you         
  905.     must enter the correct number of units per unit type for           
  906.     each property.                                                     
  907.                                                                        
  908.                                                                        
  909.     Site Set-up                                                        
  910.                                                                        
  911.     This option lets you control many features of Rental               
  912.     Property Manager and customize the program for the special         
  913.     needs of your site. Complete each item of the Site Set-up          
  914.     edit window.  Refer to the bottom of the screen for context        
  915.     sensitive help for each entry field.                               
  916.                                                                        
  917.     One important feature of the site setup is to select the           
  918.  
  919.  
  920.     Rental Property Manager - User Guide
  921.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 15
  922.     
  923.  
  924.  
  925.     correct type of printer in use at your site.  If you have a        
  926.     laser printer, indicate as such so that reports are                
  927.     correctly formatted using condensed printing.                      
  928.                                                                        
  929.     For users outside of the US, you can enter the correct             
  930.     format for the display and data entry of dates.  The default       
  931.     format is MM/DD/YY for the US, however, if you are used to         
  932.     DD/MM/YY or some other format, this can be very confusing.         
  933.     There are seven different date formats.  Configure the             
  934.     program for the date format you want.                              
  935.                                                                        
  936.     Finally, for registered users of the program there is an           
  937.     option to automatically backup all data files to floppy            
  938.     diskettes using a high speed, compressed data backup.              
  939.     Indicate on this screen which floppy drive you intend to           
  940.     use, A or B.  The default choice is A.                             
  941.                                                                        
  942.                                                                        
  943.     Parameter Set-up                                                   
  944.                                                                        
  945.     This options lets you adjust all tax rates and other system        
  946.     wide settings, including default charges for extra guests.         
  947.     Refer to the context sensitive help at the bottom of the           
  948.     screen as you complete each entry field.                           
  949.                                                                        
  950.                                                                        
  951.     Folio Set-up                                                       
  952.                                                                        
  953.     This option lets you control the folio printout.  You can          
  954.     customize the folio to appear the way you want by changing         
  955.     the page length or changing the location and font size of          
  956.     your site name.  The default page length format for folios         
  957.     is 8.5 by 11 inch paper.  However, you can change this.  If        
  958.     you are using preprinted forms on 8.5 by 5.5 inch paper, you       
  959.     can easily adjust the program to handle these forms, using         
  960.     the options described below:                                       
  961.                                                                        
  962.          Currency Symbol.  Enter the currency sign or symbol           
  963.          used in your country.  The currency symbol can be up to       
  964.          four characters in length.  You can use upper or lower        
  965.          case characters.                                              
  966.                                                                        
  967.          Place Symbol <B>efore or <A>fter  Amounts.  Indicate          
  968.          whether the currency symbol should be printed <B>efore        
  969.          or <A>fter the amount.                                        
  970.                                                                        
  971.          Folio Length in Lines.  Set the length in lines for           
  972.          your folio printout.  The default is 48 for 8.5 by 11         
  973.          inch forms.  If you are using special forms, increase         
  974.          or decrease this number until you get the results you         
  975.          want.  If you are using 8.5 by 5.5 inch forms, 24 lines       
  976.          should work correctly.                                        
  977.  
  978.  
  979.     Rental Property Manager - User Guide
  980.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 16
  981.     
  982.  
  983.  
  984.                                                                        
  985.          Set Site Name Font On.  Enter the printer <escape             
  986.          sequence> that turns emphasized printing <ON>.  For           
  987.          example, on an Epson printer, you can turn emphasized         
  988.          printing on by entering this printer code: \027E.  On a       
  989.          laser printer, you may want to switch to a different          
  990.          font or larger point size to enhance the appearance of        
  991.          the site name on the folio printout.  Leave this entry        
  992.          blank if you prefer to print the site name in the             
  993.          normal print style or font.                                   
  994.                                                                        
  995.          Set Site Name Font Off.  Enter the printer <escape            
  996.          sequence> that turns emphasized printing <OFF>.  For          
  997.          example, on an Epson impact printer, you can turn             
  998.          emphasized printing off by entering this printer code:        
  999.          \027F.  If you are using a laser printer and you              
  1000.          switched on a different font to print the site name,          
  1001.          you now have to switch back to the original font to           
  1002.          print the rest of the folio.  Leave this entry blank if       
  1003.          the previous entry on this form is blank.  In short, if       
  1004.          you turned a special printer font on in the previous          
  1005.          entry, you must at this point turn that font off or set       
  1006.          the font back to the original font.  The entries you          
  1007.          make here depend upon the kind of printer you are using       
  1008.          and can be found in the user guide for your printer.          
  1009.          If you are in doubt, leave this entry and the prior           
  1010.          entry blank.                                                  
  1011.                                                                        
  1012.          Set Folio Form Length On.  If you are printing folios         
  1013.          on specialized forms, enter the printer <escape               
  1014.          sequence> that sets your printer to the correct page          
  1015.          length.  For example, on an Epson impact printer if you       
  1016.          are using 8.5 by 5.5 inch forms, you have to set the          
  1017.          printer page length to 33 lines.  The correct printer         
  1018.          <escape sequence> to accomplish this is: \027C\033.  If       
  1019.          you are using 8.5 by 11 inch forms, simply leave this         
  1020.          entry blank.                                                  
  1021.                                                                        
  1022.          Set Folio Form Length Off.  If you set a special form         
  1023.          length in the prior entry, you have to reset the form         
  1024.          length to the normal size after printing the folio.  On       
  1025.          an Epson impact printer, if you set the form length to        
  1026.          33 lines per page for the folio in the previous entry,        
  1027.          here you have to reset the lines per page to 66 (the          
  1028.          normal lines per page for 8.5 by 11 inch paper) after         
  1029.          printing the folio.  The correct printer <escape              
  1030.          sequence> for an Epson impact printer is: \027C\066.          
  1031.          You have to refer to the user guide for your printer to       
  1032.          find the correct printer code.  If the previous entry         
  1033.          is blank, leave this entry blank as well.                     
  1034.                                                                        
  1035.          Site Name Row, Column, Skip.  These entries let you           
  1036.  
  1037.  
  1038.     Rental Property Manager - User Guide
  1039.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 17
  1040.     
  1041.  
  1042.  
  1043.          change the location of the site name at the top of the        
  1044.          folio:                                                        
  1045.                                                                        
  1046.               Row.  Enter the row or line number where you want        
  1047.               the site name printed.  Your entry must be more          
  1048.               than 0 and should be less than 15.  If you are           
  1049.               using forms that are only 5.5 inches in length,          
  1050.               take care not to use too many lines at the top of        
  1051.               the form.  You may want to experiment with               
  1052.               different locations.                                     
  1053.                                                                        
  1054.               Column.  Enter the column number where you want          
  1055.               the site name printed.  Your entry should be more        
  1056.               than zero and less than 70; otherwise, the site          
  1057.               name may not fit on the page.  Use this option to        
  1058.               move the site name to the left or right margin or        
  1059.               to center the site name on the folio printout.           
  1060.                                                                        
  1061.               Skip.  After printing the site name, Rental              
  1062.               Property Manager skips to the next line.  If you         
  1063.               want to skip an additional line before printing          
  1064.               the text of the folio, enter <Y>es.  Enter <N>o if       
  1065.               you do not want to skip an additional line.  This        
  1066.               is a matter of preference.  Skipping an additional       
  1067.               line tends to enhance the site name.                     
  1068.                                                                        
  1069.               Upper Case.  Enter <Y>es if you want to force            
  1070.               printing the site name in upper case.  If you            
  1071.               answer <N>o, the program prints the site name            
  1072.               exactly as it appears on the screen and reports.         
  1073.                                                                        
  1074.          End of Folio Message.  Enter a message line to print on       
  1075.          the last line of the folio.  This message appears on          
  1076.          folio pre-bills and on the final folio printed at check-      
  1077.          out time.  The message can be up to 70 characters in          
  1078.          length.  You can enter three different messages.  The         
  1079.          default is print message 1, but you can assign any            
  1080.          message to a particular folio.                                
  1081.                                                                        
  1082.                                                                        
  1083.     Printer Set-up                                                     
  1084.                                                                        
  1085.     Rental Property Manager comes with ten printer set-ups from        
  1086.     which you can choose.  We include Epson and HP LaserJet, two       
  1087.     of the most popular printers.  If you have another kind of         
  1088.     printer, you need to add it to the list.  Adding a printer         
  1089.     to the printer browse table is done as always by pressing          
  1090.     the <Insert> key.                                                  
  1091.     Printer set-up requires that you enter the escape sequences        
  1092.     to reset your printer and to set your printer for printing         
  1093.     in condensed or compressed print mode.  Consult your printer       
  1094.     manual for the correct printer codes, or contact us.  We           
  1095.  
  1096.  
  1097.     Rental Property Manager - User Guide
  1098.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 18
  1099.     
  1100.  
  1101.  
  1102.     have the codes for several hundred different printers.             
  1103.                                                                        
  1104.                                                                        
  1105.     User Names                                                         
  1106.                                                                        
  1107.     This option lets you define user names and passwords and           
  1108.     control who has access to what parts of the program.  Rental       
  1109.     Property Manager comes preset with at least two usernames:         
  1110.     MANAGER and RPM.  Notice that these two user names are             
  1111.     described as system users.  This means they cannot be              
  1112.     deleted.  Having two system user names ensures that there          
  1113.     are always two user names and that you do not have the             
  1114.     problem of someone deleting all the user names.                    
  1115.                                                                        
  1116.     You can add as many user names as you like.  However, each         
  1117.     name you add will not be a system user name and therefore          
  1118.     can be deleted.  When you add you own user name you may want       
  1119.     to edit the system user name MANAGER or RPM to your name so        
  1120.     that your user name is a system user name.                         
  1121.                                                                        
  1122.     Overriding Restrictions.  Sometimes a new user may have a          
  1123.     shift open and as it happens you need to print an accounting       
  1124.     report for which this user does not have access.  As the           
  1125.     system manager, simply select the option you want even             
  1126.     though the access is restricted for the current user's name.       
  1127.     The program warns you this option is restricted, however,          
  1128.     you are prompted for a password.  If you enter the password        
  1129.     for either of the two system user names, you can override          
  1130.     the restriction and access any option you want.  Take care         
  1131.     to keep the passwords assigned to the system users known to        
  1132.     only those for whom you want access.                               
  1133.                                                                        
  1134.                                                                        
  1135.     Zip Codes                                                          
  1136.                                                                        
  1137.     Use this option to edit the zip code or postal code file.          
  1138.     You can add and edit postal codes as you enter reservations        
  1139.     or as you edit guest records.  However, at some point you          
  1140.     may want to access this file directly to make changes or to        
  1141.     delete some entries.  Use this option for direct access to         
  1142.     the zip code or postal code file.  If you add a US zip code,       
  1143.     only add the first five digits.  Do not add the entire nine        
  1144.     digit zip code to any entry in the file.  If you are adding        
  1145.     a Canadian postal code, add only the first three characters.       
  1146.     Do not add the entire six character postal code.  It is too        
  1147.     specific.                                                          
  1148.                                                                        
  1149.                                                                        
  1150.     Reservation Codes                                                  
  1151.                                                                        
  1152.     Use this option to add, edit or delete reservations codes.         
  1153.     You can add and edit reservation codes as you enter                
  1154.  
  1155.  
  1156.     Rental Property Manager - User Guide
  1157.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 19
  1158.     
  1159.  
  1160.  
  1161.     reservations or as you edit reservations.  However, at some        
  1162.     point you may want to access this file directly to make some       
  1163.     changes or to delete some entries.  Use this option for            
  1164.     direct access to the reservation code file.                        
  1165.                                                                        
  1166.                                                                        
  1167.     Travel Agents
  1168.                                                                        
  1169.     When you select this item, a list of all travel agents             
  1170.     currently defined are presented in a browse table.  You can        
  1171.     add, edit or delete travel agents to the browse table as           
  1172.     needed.  Also, when you are booking reservations, if you           
  1173.     need to book a reservation from a travel agent you can add         
  1174.     agents to the agent list while you are booking the                 
  1175.     reservation.  However, at some point you will want to come         
  1176.     to the main travel agent browse table and be sure that all         
  1177.     information is correctly added for each agents.                    
  1178.                                                                        
  1179.                                                                        
  1180.     General Ledger                                                     
  1181.                                                                        
  1182.     View the general ledger and current amounts for each               
  1183.     account.  Rental Property Manager lets you define the exact        
  1184.     payment, charge and expense accounts you want.                     
  1185.                                                                        
  1186.     You can make an account active by entering a Menu Key code,        
  1187.     and by deleting a menu key code, the account will become           
  1188.     inactive.  Inactive accounts will not appear as a selection        
  1189.     on menus.  The account labels and account numbers are fixed,       
  1190.     but many of the accounts can be customized.  All accounts          
  1191.     are presented in the familiar browse table.  Refer to the          
  1192.     bottom of the screen for help messages, or press <F1> for a        
  1193.     full screen of online help.                                        
  1194.  
  1195.                              _______
  1196.                         ____|__     |               (R)
  1197.                      --|       |    |-------------------
  1198.                        |   ____|__  |  Association of
  1199.                        |  |       |_|  Shareware
  1200.                        |__|   o   |    Professionals
  1201.                      -----|   |   |---------------------
  1202.                           |___|___|    MEMBER
  1203.  
  1204.     This program is produced by a member of the Association of Shareware
  1205.     Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  1206.     principle works for you. If you are unable to resolve a
  1207.     shareware-related problem with an ASP member by contacting the member
  1208.     directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can help you
  1209.     resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide
  1210.     technical support for members' products.  Please write to the ASP
  1211.     Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442-9427 USA, FAX
  1212.     616-788-2765 or send a CompuServe message via CompuServe Mail to
  1213.     ASP Ombudsman 70007,3536.
  1214.  
  1215.     Rental Property Manager - User Guide
  1216.     Copyright (C) MKM Software 1995    - All Rights Reserved    Page 20
  1217.     
  1218.